Kepala MIN 3 Asahan Gelar Supervisi Administrasi Perkantoran, Persiapan Renovasi Madrasah

Pulau Rakyat (Humas) - Kepala Madrasah Ibtidaiyah Negeri (MIN) 3 Asahan, Tohiruddin Hasibuan, S.Pd., M.M., melaksanakan supervisi terhadap seluruh administrasi dan kearsipan di ruang kantor Tata Usaha (TU) madrasah. Tindakan ini diambil seiring dengan rencana besar yang akan segera diimplementasikan, yaitu renovasi dan pembangunan ruang kelas baru di lingkungan MIN 3 Asahan, yang menuntut pendataan ulang dan verifikasi akurat atas semua dokumen perkantoran. Inilah yang menjadi landasan utama mengapa supervisi ini harus dilakukan secepatnya dan sedetail mungkin. (07/10/2025)

Dalam kegiatan yang berlangsung intensif, fokus utama supervisi diarahkan kepada dua staf pada bidang administrasi dan keuangan, yaitu Ridho Agusman, Staf Tata Usaha yang bertanggung jawab atas bidang keuangan, dan Muhammad Mahmujar, Arsiparis yang mengelola arsip perkantoran.

Supervisi ini mencakup pengecekan berbagai macam dokumen krusial yang menjadi nadi operasional madrasah. Di antara dokumen-dokumen yang diperiksa secara cermat adalah buku agenda surat masuk dan surat keluar, arsip fisik surat masuk dan surat keluar, kumpulan Surat Keputusan (SK) madrasah, dan Buku Catatan Guru yang telah mengikuti Diklat atau Pelatihan.

Tidak hanya itu, Tohiruddin juga memeriksa lembar demi lembar Kumpulan Surat Pembagian Tugas Guru dan Pegawai, Daftar Mutasi Siswa, hingga Arsip Ijazah siswa yang telah dinyatakan lulus, memastikan semuanya tersimpan rapi dan mudah diakses.

Administrasi inventaris kekayaan madrasah juga tak luput dari perhatian, termasuk pemeriksaan Buku Induk dan Leger siswa serta Buku Induk Inventaris Barang, menunjukkan betapa komprehensifnya upaya pendataan ulang yang dilakukan.

Kepala MIN 3 Asahan, Tohiruddin Hasibuan, menekankan bahwa kegiatan ini bukanlah hanya pemeriksaan rutin, melainkan merupakan kebutuhan yang mendesak. Ia menyatakan bahwa mereka tidak ingin ada data yang tercecer atau hilang saat proyek pembangunan fisik dimulai

"Kami tidak ingin ada data yang tercecer atau hilang ketika proyek pembangunan fisik dimulai," ujarnya

"Oleh karena itu, setiap buku agenda, setiap lembar arsip ijazah, hingga buku inventaris barang harus dipastikan berada dalam kondisi tercatat, terarsip, dan terverifikasi di tempat yang aman sebelum ada pergerakan material dan konstruksi," tambahnya

Selain itu, Tohiruddin juga menyampaikan apresiasi terhadap kinerja staf yang disupervisi, ia melihat semangat kerja yang tinggi dari staf Tata Usaha (TU), bahwa kesiapan data dari mereka akan sangat membantu percepatan proses verifikasi yang merupakan langkah awal menuju peningkatan fasilitas madrasah.

"Saya melihat semangat kerja yang tinggi dari staf TU. Kesiapan data mereka akan sangat membantu percepatan proses verifikasi ini, yang merupakan langkah awal menuju peningkatan fasilitas madrasah," tutupnya

Sementara itu, langkah yang diambil oleh Kepala Madrasah disambut baik oleh salah seorang staf Tata Usaha yang disupervisi, Ridho Agusman. Ridho menyatakan bahwa kesempatan tersebut merupakan momen yang baik bagi mereka untuk merapikan kembali semua berkas dan memastikan semua data tertata dengan benar. Dukungan ini menandakan adanya kolaborasi dan kesadaran dari staf pelaksana mengenai urgensi penertiban data demi kelancaran rencana pembangunan madrasah di masa mendatang.

"Ini adalah momen yang baik bagi kami untuk merapikan kembali semua berkas, sehingga hal ini dapat menjadi momentum bagi kami untuk memastikan semua laporan keuangan dan arsip terkait tersusun 100 persen rapi sebelum bahan bangunan masuk" kata Ridho.

Menurut keterangan Ridho, proses pendataan ulang ini tidak hanya bertujuan untuk pengamanan data menjelang renovasi, tetapi juga berfungsi sebagai audit internal yang membantu meningkatkan efisiensi dan kerapihan sistem kearsipan madrasah di masa mendatang. (Wh)